Вести бухгалтерський облік зобов’язані всі компанії — це чітко регламентується українським законодавством. Але бухгалтерський облік потрібен не лише для податкової — його ретельне ведення є запорукою стабільної та успішної роботи компанії. 

Що найголовніше у веденні бухгалтерського обліку?

Ми вважаємо, що це 4 речі: безперервність, відповідність законодавству, компетентність, контроль.

Якщо забрати хоч одну з цих речей, то ми отримаємо прогалини в бухгалтерському обліку компанії й серйозні наслідки у вигляді нерозуміння економічного стану компанії, перевірок й штрафів від ДПС та навіть кримінальної відповідальності. 

Коли з’являються проблеми

Одна з найпоширеніших причин, за яких з’являються проблеми — це коли на початку діяльності бізнесу багато підприємців ведуть бухгалтерію самостійно або вдаються до допомоги близьких родичів або друзів. У цих варіантів є істотний плюс — дуже низька вартість або навіть безоплатність. Все може йти непогано до тих пір, поки у податковій не з’являються питання або підприємець починає тонути в кількості документів. Пред’являти претензії друзям і родичам незручно, а якщо помилку зробив сам, то питати нема з кого.

Навіть якщо у вас є власний бухгалтер, можуть статися певні обставини, за яких порушується безперервність, ретельність та правильність ведення обліку.

Наведемо причини, за яких з’являються проблеми з бухгалтерським обліком:

• Коли облік вівся самостійно, але бізнес виріс й у підприємця немає часу його вести регулярно й слідкувати за законодавством.
• Якщо нерегулярно вівся облік та заповнювались реєстри, невчасно подавались звіти.
• Якщо діяльність компанії була припинена й звіти не подавалися.
• Виявилося, що первинні документи містять помилки і не відповідають реальному фінансовому стану.
• Якщо частина документів була загублена або некоректно проведена через незнання.
• Якщо розрахунковий рахунок організації заблоковано.
• Коли попередній бухгалтер пішов, не передавши коректно документи й базу.
• Коли стає зрозумілим, що бухгалтер не справляється зі своїми обов’язками.
• Коли виявляється нестача коштів або неповні дані у звітах керівництву.
• Якщо підприємець або керівництво не контролює бухгалтерський облік або немає важелів впливу на роботу бухгалтера.
• Коли починають приходити листи з податкової.
• Якщо виявлено навмисну шкоду щодо баз та документів або саботаж.
• Через форс-мажорні обставини: втрата бази та документів через непередбачувані причини (комп’ютерний вірус, пожежа, затоплення, стихійне лихо).

Як ми бачимо, проблеми з бухгалтерським обліком можуть виникнути за дуже багатьох причин. Якщо ви знайшли у цьому списку ситуацію, яка вам знайома, потрібно задуматись про перевірку обліку.

Що являє собою відновлення бухгалтерського обліку

Відновлення бухгалтерського обліку — це процес налагодження обліку, якщо в силу будь-яких обставин порядок та безперервність ведення була порушена, виявлено помилки в роботі з первинною та супутньою документацією, відбулася втрата баз даних або документації, виявлено некомпетенцію або навмисний намір знищення.

Відновити облік — це значить довести до ладу бухгалтерську, фінансову і податкову звітність компанії.

Навіщо відновлювати

Відповідь дуже проста — налагодити процес обліку в компанії та запобігти потенційним ризикам:

• уникнути проблем з податковою та витратам у вигляді штрафів та пені; 
• контролювати фінансовий стан та діяльність компанії (оптимізація податків, дебіторська заборгованість, планування та прогнозування тощо);
• мати документальні підтвердження всіх господарських операцій та угод, щоб відстоювати свої права у випадку недобросовісних дій контрагентів або клієнтів.

Також важливо відновити бухгалтерський облік, якщо:

• відсутня облікова база 1С;
• вас чекає перевірка, але немає впевненості, що все в порядку;
• контролюючі органи виявили помилки у вашій звітності;
• змінився бухгалтер або керівник.

З чого складається відновлення

Відновлення бухгалтерського обліку має наступні складові:

• Перевірка та аналіз поточної стану бухгалтерського обліку.
• Збір необхідних документів.
• Перевірка первинної документації на предмет відповідності до чинного законодавства.
• Відновлення або створення бухгалтерської облікової бази.
• Наповнення бази необхідними проводками відповідно до первинних документів.
• Відновлення первинних документів та угод.
• Проведення актів звірки.
• Подання коригуючої звітності.
• Оплата несплачених податків, штрафів та пені.

За ступенем пошкодження документів та облікової бази відновлення ділиться на повне та часткове.

Повне — потрібно відновити весь бухгалтерський облік за звітний період.

Часткове — необхідно відновити деякі ділянки документації або бази, якщо щось було загублене або виявлено помилки.

Як дізнатися, що потрібно відновлення або як контролювати облік

Ми назвали 1000 й 1 причину чому потрібно подбати про перевірку та відновлення бухгалтерського обліку. Але буває, що начебто на вигляд все гаразд й проблем немає, то ж як зрозуміти що щось не так, чи як контролювати бухгалтерію?

Наведемо маркери та чек-лист дій, коли потрібно точно щось робити.

1. Електронний кабінет

Потрібно зайти в електронний кабінет та перевірити стан розрахунків (для цього потрібно там зареєструватися та мати електронні ключі КЕП (ЕЦП):

• Стан розрахунків з бюджетом щодо податків.
• Стан розрахунків щодо ПДВ.
• Стан розрахунків щодо касового апарату / РРО / пРРО.

Якщо ви бачите, що дані розрахунків світяться червоним, то обов’язково потрібно розбиратися з бухгалтерією.

Також корисно перевірити в кабінеті подану звітність — її наявність та чи подана вона вчасно.

2. Облікова база

Якщо втрачено облікову базу — її пошкодив вірус, сталися проблеми з сервером, інший варіант втрати бази — у цьому випадку потрібно обов’язково відновити базу відповідно до первинних документів та дбати у майбутньому про резервні копії.

Обов’язково потрібно мати усі доступи до своїх облікових баз, контролювати доступ інших співробітників. Регулярно перевіряйте базу шляхом входу в неї через свій логін-пароль та майте власну актуальну копію бази. Дуже погано, коли база десь у бухгалтера й ви не маєте до неї ніякого доступу.

3. Банківська виписка

Банківська виписка за останні 2-3 роки — ще один спосіб з’ясувати своєчасність подання звітності. Потрібно відфільтрувати всі бюджетні платежі та подивитись їх призначення. 

Потрібно звернути увагу на такі витратні документи, які підтверджують оплату податкової заборгованість — в платіжках в призначенні платежів присутні фрази «сплата пені», «сплата штрафу» тощо. Навіть якщо суми малі,  потрібно з’ясувати причини штрафів та долю звітності, за яку наклали такі штрафи.

Гарною практикою є контроль безготівкових розрахунків, отже варто починати робочий тиждень з перегляду банківської виписки за попередній тиждень.

4. Первинні документи

Регулярно запитувати у бухгалтера реєстр відсутніх первинних документів за період. Зверніть увагу! — саме відсутніх, а не наявних. Тобто реєстр первинки має вестися за замовчуванням та контролюватися керівником.

Ще один спосіб перевірити наявність первинки — обрати декілька випадкових позицій з банківської виписки та попросити надати на них документи або надати пакет документів за період по найбільшим контрагентам компанії.

5. Дебіторська заборгованість та акти звірки

Регулярно (раз на місяць або раз на квартал) потрібно запитувати звіти у бухгалтерії щодо дебіторської заборгованості, а саме — прострочені платежі більше ніж 30 днів, та акти звірки з дебіторами. Обов’язково робити річні підсумки за наданими звітами та актами.

6. Будь-які сумніви щодо ведення бухгалтерії

Якщо у вас є хоч маленький сумнів у роботі бухгалтера або відділу бухгалтерії, якщо ви спостерігаєте регулярні помилки у документах та звітах, якщо документи губляться або втрачаються — обов’язково потрібно робити перевірку та відновлення бухгалтерського обліку.

І головне, навіть якщо ви відновили або зрозуміли що бухгалтерія у порядку, потрібно регулярно контролювати ситуацію, виконуючи дії вище. 

Як ми це робимо

Наша компанія надає послугу відновлення бухгалтерського обліку як у повному обсязі, так й у частковому.

Відновлення обліку — містка, комплексна та тривала послуга. Вона потребує уваги двох сторін — як виконавця, так і замовника. Тривалість послуги залежить від стану бухгалтерії — за який строк потрібно відновити, потрібне повне чи часткове відновлення, від того, як швидко збираються та передаються документи, відповідають на запити контрагенти.

Перше, що ми робимо, коли до нас звертаються — проводимо зустріч. На зустрічі ми знайомимося із замовником, дізнаємося деталі запиту, попередньо визначаємо обсяг робіт, робимо експрес-аудит підприємства.

Другим кроком є оформлення відносин та підписання договору, якщо ми порозумілися та дійшли згоди щодо взаємодії, умов та вартості робіт.

Третім кроком ми отримуємо за реєстром первинну документацію клієнта, аналізуємо її, визначаємо помилки та яких документів не вистачає. На цьому етапі ми визначаємо обсяг робіт, що потрібно виконати та який може впродовж надання послуги незначно коригуватися.

Далі ми працюємо до виконання повного обсягу зазначених робіт та по їх закінченню передаємо замовнику облікову базу, первинні документи за реєстром та звіт щодо виконаної роботи.

Приходьте до нас на консультацію!