В цій статті ми розглянемо основні питання, які найчастіше виникають у роботодавців щодо кадрового обліку: що саме включає в себе поняття “кадровий облік”; навіщо він взагалі та з чого складається; як правильно оформити найманого працівника згідно з чинним законодавством; як правильно звільнити робітника; які документи повинні бути у роботодавця обов’язково, які є нюанси?

Отже, давайте покроково розберемо ці питання.

1. Що таке кадровий облік та що він в себе включає

У своїй практиці ми часто зіштовхуємося з тим, що підприємці не зовсім розуміють що таке кадровий облік. Як правило, більшість розуміє його як нарахування заробітної плати найманим робітникам, облік відпусток/лікарняних та звіти щодо найманих працівників. Насправді це лише невелика частка кадрового обліку, а сам він охоплює дещо більшу діяльність щодо найманих працівників.

Отже, що таке кадровий облік?

Кадровий облік або кадрове діловодство являє собою діяльність, що пов’язана з організацією праці персоналу на підприємстві та її документальним оформленням згідно з Кодексом законів про працю України, відомий як КЗоТ (далі — КЗпП). 

Неважливо скільки найманих працівників у ФОПа чи на підприємстві — їм не обійтися без обліку кадрів, який є обов’язковим для всіх форм та видів господарської діяльності.

Діяльність, яка входить у сферу обліку кадрів:

• приймання працівника на роботу;
• звільнення;
• переміщення працівника між посадами;
• оформлення відпусток, лікарняних, тимчасової непрацездатності, відряджень;
• облік робочого часу;
• ведення штатного розкладу;
• ведення документації щодо кожного працівника: особові справи, трудові договори,  трудові книжки тощо;
• оформлення документації та наказів щодо регулювання робочого процесу та трудової діяльності;
• формування звітності для Центру зайнятості, Фонду соціального захисту інвалідів, Пенсійного фонду, органів статистики та інших органів;
• участь у проходженні перевірок контролюючими органами.

Для правильного ведення кадрового обліку необхідно володіти навичками в кадровому діловодстві, бути обізнаним у сфері трудового права та ретельно відстежувати зміни в законодавстві.

Головне питання — навіщо це все?

Для роботодавця головним в кадровому обліку є:

• розуміння розподілу робочого ресурсу на підприємстві та витрат на нього;
• запобігання спірних питань з найманими та колишніми робітниками;
• безболісне та спокійне проходження перевірок. 

Отже, якщо всі документи щодо кадрового діловодства ведуться своєчасно та правильно, то роботодавець захищений від обтяжливих трудових спорів та штрафів через перевірки.

Для робітника правильне та офіційне оформлення є:

• гарантією захисту його прав: в разі порушення прав роботодавцем, є можливість пред’явити йому офіційні претензії;
• отримання повного соціального пакета: працівнику будуть оплачувати відпустку, декретну відпустку, лікарняний, а також заохочення та премії;
• офіційно та документально зафіксований трудовий стаж;
• гарантією відшкодування матеріального і морального збитку при виробничих травмах.

2. Обмеження щодо наймання працівників для ФОП та юридичних осіб

Розглянемо обмеження щодо наймання працівників для різних видів та форм власності.

Обмеження для ФОП:

• 1-а група на єдиному податку: заборонено наймати працівників;
• 2-а група на єдиному податку: не більше ніж 10 осіб;
• 3-тя група на єдиному податку: обмежень в кількості найманих працівників немає.
• ФОП на загальні системі оподаткування: обмежень в кількості найманих працівників немає.

Для юридичних осіб обмежень в кількості найманих працівників немає. 

3. Як правильно оформити працівника

Під час оформлення на роботу майбутній працівник  зобов’язаний надати:

• паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
• трудову книжку.

У певних випадках, передбачених законодавством, також повинні бути надані:

• документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
• документ про стан здоров’я;
• військовий квиток або тимчасове посвідчення;
• Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) (раніше це був індивідуальний податковий номер (ІПН));
• свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
• документи, що підтверджують право на пільги (пільговики, особи з інвалідністю, батьки неповнолітніх дітей або дітей з інвалідністю);
• інші документи.

Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками однаковий для всіх роботодавців та складається з трьох основних кроків для роботодавців всіх форм власності:

1) укладення трудового договору або договору ЦПХ;

2) оформлення наказу про прийом на роботу;

3) повідомлення в податкову службу про прийняття співробітника.

Важливо! Повідомлення в ДФС слід подавати до початку роботи (допуску працівника до роботи). Отже, як правило, дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу і фактична дата початку роботи є різними.

Якщо співробітник приймається на основне місце роботи і той працює понад п’ять днів, потрібно обов’язково заповнити його трудову книжку.

Всі документи по працівнику, та такі, що формуються щодо нього протягом трудових відносин (накази, розпорядження), зберігаються у його особистій справі.

4. Як правильно звільнити працівника

Можна виділити основні види звільнення працівника, які найчастіше використовуються на практиці:

• звільнення за власним бажанням працівника (ст. 38-39 КЗпП);
• звільнення за згодою сторін або через припинення строку трудового договору (ст. 36 КЗпП);
• звільнення з ініціативи власника (ст. 40 КЗпП).

Додаткові підстави, за якими можна звільнити окремі категорії працівників за певних умов, закріплені у ст. 41 КЗпП.

Кожний варіант звільнення має свою умови та нюанси, але є загальний порядок оформлення звільнення:

• отримати заяву від працівника про звільнення з вказанням причини та датою звільнення, якщо це звільнення за власним бажанням чи за згодою сторін;
• створити наказ про звільнення працівника, який обов’язково повинен містити підстави звільнення з посиланням на пункт та статтю КЗпП;
• обов’язково ознайомити працівника з таким наказом під його особистий підпис та надати йому копію наказу;
• у день звільнення видати працівникові оформлену трудову книжку, отримати від працівника підпис в особистій картці та книзі обліку трудових книжок;
• у день звільнення провести остаточні розрахунки та виплатити всі належні суми: зарплату, компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу у випадках, установлених законодавством, колективним або трудовим договором.

Окремої уваги потребує ситуація у разі звільнення працівників, якщо прийняте рішення про скорочення штату або припинення діяльності підприємства/ФОПа. У цьому випадку порядок наступний:

• створити наказ наказ про скорочення штату працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці підприємства;
• обов’язково ознайомити працівників з таким наказом під їх особистий підпис не пізніше ніж за два місяці до скорочення;
• після створення наказу направити звіт про заплановане вивільнення працівників за формою № 4-ПН до районного центру зайнятості за місцем знаходження підприємства;
• по закінченню двох місяців видається наказ про звільнення, з яким необхідно ознайомити працівників, яких підпадають під звільнення, провести остаточні розрахунки та виплатити всі належні суми працівникам: зарплату, компенсацію за невикористану відпустку, інші виплати.

У випадку припинення діяльності є оптимальний варіант щодо звільнення працівників — домовитися зі співробітниками про звільнення за згодою сторін. Перевага цього варіанту  в тому, що не потрібно чекати 2 місяця, виплачувати заробітню плату та податки, оформляти додаткову документацію. Але потрібно буде виплатити працівникові вихідну допомогу у розмірі середньомісячного заробітку.

Про звільнення в умовах карантину 

Звільняти працівників у період карантину роботодавець може без ризику бути притягнутим до відповідальності, якщо таке звільнення є законним. Підстави для звільнення працівників залишаються незмінними – ті, що передбачені у Кодексі законів про працю України. Додаткових положень, які б давали роботодавцю право припинити трудові відносини із працівником, через карантин або пов`язані з ним обмежувальні заходи, немає.

Пам’ятаймо, що тільки чітке дотримання чинного законодавства при звільненні працівників може вберегти роботодавця від трудових спорів, судових позовів та фінансових втрат!

5. Які документи по кадровому обліку повинні бути у роботодавця 

Вся документація повинна бути оформлена відповідно до КЗпП. Пакет документів кадрового обліку може поділятися на два складові: обов’язкові, що мають бути у обсязі встановленого законодавством мінімуму та індивідуально розроблені під роботодавця (підприємство чи ФОП).

До обов’язкової документації відносяться:

• стандартні трудові договори та трудові книжки;
• наказ та додаток про штатний розклад;
• графік роботи та графік відпусток;
• табель обліку робочого часу;
• накази щодо основної діяльності та особистого складу;
• книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
• особові справи, що включають в себе: особову картку форми П2 або анкету, оригінал заяви від співробітника та наказ про прийом на роботу; розписку про ознайомлення з умовами роботи або правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадову інструкцію;
• кадрові журнали та положення щодо оплати праці;
• документи внутрішнього листування та інформаційно-розрахункові відомості.

До індивідуальної документації відносяться:

• розроблені під роботодавця колективні та трудові договори;
• положення та регламенти;
• графики змін і перелік посад з робочим днем, що не підлягає нормуванню;
• договори про матеріальну відповідальність;
• документи про правила робочого режиму та захисту персональних даних.

6. Оплата праці та звітність щодо найманих працівників

Виплату заробітної плати роботодавець має здійснювати мінімум двічі на місяць відповідно до вимог КЗпП — аванс та зарплата. Перша частина заробітної плати або аванс не може бути менша ніж розрахунок за відпрацьовані дні. 

Згідно із законодавством роботодавець зобов’язаний платити працівникові зарплату не менше мінімальної — в 2020 році з вересня місяця вона складає 5000 грн в місяць. Якщо прийняли співробітника на неповний робочий день, то облік часу та, відповідно, зарплата розраховується пропорційно відпрацьованому часу.

Із зарплати працівника утримується 18% ПДФО і 1,5% військового збору, які перераховуються в бюджет.

Роботодавець сплачує єдиний соціальний внесок (ЄСВ), який складає 22% від зарплати. Якщо працівнику нарахована мінімальна зарплата 5000 грн, ЄСВ складе 1100 грн.

Фізособи-підприємці, які використовують працю найманих працівників, подають такі звіти:

1) Звіт з єдиного соціального внеску (додаток 4 до Порядку №435), подається щомісячно;

2) Податковий розрахунок за формою №1ДФ (затверджено наказом Мінфіну №4), подається раз на квартал.

Додаткові можливі звіти:

• Якщо підприємець здійснює виплати за рахунок Фонду соціального страхування України (ФСС), то він зобов’язаний звітувати про це у формі звіту по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням (форма Ф4).

7. Нюанси кадрового обліку

В кадровому обліку є приховані нюанси, про які не всі знають, але які можуть в майбутньому скласти проблему для роботодавця.  Наведемо деякі з них.

• Існує норматив робочих місць для працевлаштування інвалідів, що зобов’язані виконувати роботодавці, у яких чисельність основних працівників становить не менше 8 чоловік. Тобто як тільки чисельність основних співробітників досягне 8 осіб, роботодавець зобов’язаний зареєструватися у Фонді захисту інвалідів та працевлаштувати інваліда. Також роботодавці повинні подавати до відділень Фонду за місцем їх реєстрації звіт про зайнятість та працевлаштування інвалідів.
• Якщо на підприємстві працюють військовозобов’язані або призовники, то є обов’язковим ведення військового обліку.
• Кадровий облік в певних сферах діяльності може значно відрізнятися. Наприклад, облік кадрів в сфері, пов’язаною з освітою: він має специфічний штатний розпис та графік роботи, який складається за годинами, категорією вчителя та іншими показниками.
• Є відмінності у веденні кадрового обліку на підприємствах з шкідливими або важкими умовами праці. 
• Певну специфіку має кадровий облік для тимчасових та сезонних працівників. 

6. Резюме

На великих підприємствах кадровим обліком займаються окремі структурні підрозділи, на середніх та дрібних підприємствах функції ведення кадрового обліку покладені на бухгалтерів чи секретарів. Проте кадровий облік в Україні є доволі регламентованим, тому займатись ним повинні спеціалісти.

До того ж, внаслідок останніх законодавчих змін в Україні та карантину, значно посилюється контроль  над дотриманням трудового законодавства та суттєво збільшуються штрафи у разі його порушення.

Позбавити від складнощів кадрового обліку і звільнити час для безпосередньої підприємницької діяльності допоможе незалежна компанія, яка це зробить з дотриманням усіх вимог до кадрової документації з чинним цивільним, податковим та трудовим законодавством.