Автор: Admin_YG

Вести бухгалтерский учет обязаны все компании — это четко регламентируется украинским законодательством. Но бухгалтерский учет нужен не только для налоговой — его тщательное ведение является залогом стабильной и успешной работы компании. 

Что самое главное в ведении бухгалтерского учета?

Мы считаем, что это 4 вещи: непрерывность, соответствие законодательству, компетентность, контроль.

Если убрать хоть одну из этих вещей, то мы получим пробелы в бухгалтерском учете компании и серьезные последствия в виде непонимания экономического состояния компании, проверок и штрафов от налоговой и даже уголовной ответственности. 

Когда появляются проблемы

Одна из самых распространенных причин, из-за которых появляются проблемы — когда в начале деятельности бизнеса многие предприниматели ведут бухгалтерию самостоятельно или прибегают к помощи близких родственников или друзей. В этих вариантах есть существенный плюс — очень низкая стоимость или даже бесплатное ведение учета. Все может идти неплохо до тех пор, пока в налоговой не появляются вопросы или предприниматель начинает тонуть в количестве документов. Предъявлять претензии друзьям и родственникам неудобно, а если ошибку совершил сам, то спрашивать не с кого.

Даже если у вас есть собственный бухгалтер, могут произойти определенные обстоятельства, при которых нарушается непрерывность, тщательность и правильность ведения учета.

Приведем причины, по которым появляются проблемы с бухгалтерским учетом:

• Когда учет велся самостоятельно, но бизнес вырос и у предпринимателя нет времени его вести регулярно и следить за законодательством.
• Если нерегулярно велся учет и заполнялись реестры, вовремя не подавались отчеты.
• Если деятельность компании была приостановлена и отчетность не подавалась.
• Оказалось, что первичные документы содержат ошибки и не соответствуют реальному финансовому состоянию.
• Если часть документов была утеряна или некорректно проведена по незнанию.
• Если расчетный счет организации заблокировали.
• Когда предыдущий бухгалтер ушел, не передав корректно документы и базу.
• Когда становится ясно, что бухгалтер не справляется со своими обязанностями.
• Когда обнаруживается нехватка средств или неполные данные в отчетах руководству.
• Если предприниматель или руководство не контролирует бухгалтерский учет или нет рычагов влияния на работу бухгалтера.
• Когда начинают приходить письма из налоговой.
• Если обнаружено умышленный ущерб касательно баз и документов или саботаж.
• Из-за форс-мажорных обстоятельств: потеря базы и документов по непредвиденным причинам (компьютерный вирус, пожар, затопление, стихийное бедствие).

Как мы видим, проблемы с бухгалтерским учетом могут возникнуть по очень разным причинам. Если вы нашли в этом списке ситуацию, которая вам знакома, нужно задуматься о проверке учета.

Что представляет собой восстановление бухгалтерского учета

Восстановление бухгалтерского учета — это процесс налаживания учета, если в силу каких-либо обстоятельств порядок и непрерывность ведения была нарушена, обнаружены ошибки в работе с первичной и сопутствующей документацией, произошла потеря баз данных или документации, выявлены некомпетенции или преднамеренный умысел уничтожения.

Восстановить учет — это значит привести в порядок бухгалтерскую, финансовую и налоговую отчетность компании.

Зачем восстанавливать

Ответ очень прост — наладить процесс учета в компании и предотвратить потенциальные риски:

• избежать проблем с налоговой и расходов в виде штрафов и пени;
• контролировать финансовое состояние и деятельность компании (оптимизация налогов, дебиторская задолженность, планирование и прогнозирование и т.д.);
• иметь документальное подтверждения всех хозяйственных операций и сделок, чтобы отстаивать свои права в случае недобросовестных действий контрагентов или клиентов.

Также важно восстановить бухгалтерский учет, если:

• отсутствует учетная база 1С;
• вас ждет проверка, но нет уверенности, что все в порядке;
• контролирующие органы обнаружили ошибки в вашей отчетности;
• сменился бухгалтер или руководитель.

З чого складається відновлення

Восстановление бухгалтерского учета имеет следующие составляющие:

• Проверка и анализ текущего состояния бухгалтерского учета;
• Сбор необходимых документов;
• Проверка первичной документации на предмет соответствия действующему законодательству;
• Восстановление или создание бухгалтерской учетной базы;
• Наполнение базы необходимыми проводками согласно первичным документам;
• Восстановление первичных документов и соглашений;
• Проведение актов сверки;
• Подача корректирующей отчетности;
• Оплата неуплаченных налогов, штрафов и пени.

По степени повреждения документов и учетной базы восстановления делится на полное и частичное.

Полное — нужно восстановить весь бухгалтерский учет за отчетный период.

Частичное — необходимо восстановить некоторые участки документации или базы, если что-то было утеряно или обнаружены ошибки.

Как узнать, что требуется восстановление или как контролировать учет

Мы назвали 1000 и 1 причину почему нужно позаботиться о проверке и восстановлении бухгалтерского учета. Но бывает, что вроде с виду все в порядке и проблем нет, тогда как понять что что-то идет не так или как контролировать бухгалтерию?

Приведем маркеры и чек-лист действий, когда нужно точно что-то делать.

1. Электронный кабинет

Нужно зайти в электронный кабинет и проверить состояние расчетов (для этого нужно зарегистрироваться в кабинете при помощи электронных ключи КЭП (ЭЦП):

• Состояние расчетов с бюджетом по налогам.
• Состояние расчетов по НДС.
• Состояние расчетов по кассового аппарата / РРО / пРРО.

Если вы видите, что данные расчетов светятся красным, то обязательно нужно разбираться с бухгалтерией.

Также полезно проверить в кабинете сданную отчетность — ее наличие и подана она вовремя.

2. Учетная база

Если утеряна учетная база — ее повредил вирус, возникли проблемы с сервером, другой вариант потери базы — в этом случае нужно обязательно восстановить базу согласно первичным документам и заботиться в будущем о её резервных копиях.

Обязательно нужно иметь все доступы к своим учетным базам и  контролировать доступ сотрудников. Регулярно проверяйте базу путем входа в нее через свой логин-пароль и имейте собственную актуальную копию базы. Очень плохо, когда база где-то у бухгалтера и вы не имеете к ней никакого доступа.

3.  Банковская выписка

Банковская выписка за последние 2-3 года — еще один способ выяснить своевременность представления отчетности. Отфильтруйте все бюджетные платежи и посмотрите их назначения.

Нужно обратить внимание на расходные документы, подтверждающие оплату налоговой задолженности — в платежках в назначении платежей присутствуют фразы «уплата пени», «уплата штрафа» и другие. Даже если суммы малы, нужно выяснить причины штрафов и судьбу отчетности, за которую наложили такие штрафы.

Хорошей практикой является контроль безналичных расчетов, поэтому важно начинать рабочую неделю с просмотра банковской выписки за предыдущую неделю.

4. Первичные документы

Необходимо регулярно запрашивать у бухгалтера реестр отсутствующих первичных документов за период. Обратите внимание! — именно отсутствующих, а не имеющихся. То есть реестр первички должен вестись по умолчанию и контролироваться руководителем.

Еще один способ проверить наличие первички — выбрать несколько случайных позиций по банковской выписке и попросить показать на них документы или предоставить пакет документов за период по крупнейшим контрагентам компании.

5. Дебиторская задолженность и акты сверки

Регулярно (раз в месяц или раз в квартал) нужно запрашивать отчеты в бухгалтерии по дебиторской задолженности, а именно — просроченные платежи более 30 дней и акты сверки с дебиторами. Обязательно делать годовые итоги по предоставленным отчетам и актам.

6. Любые сомнения в бухгалтерии

Если у вас есть хоть малейшее сомнение в работе бухгалтера или отдела бухгалтерии, если вы наблюдаете регулярные ошибки в документах и отчетах, если документы теряются или исчезают — обязательно нужно делать проверку и восстановление бухгалтерского учета.

И главное, даже если вы восстановили учет или поняли что ваша бухгалтерия в порядке, нужно регулярно контролировать ситуацию, выполняя действия выше.

Как мы это делаем

Наша компания предоставляет услуги восстановления бухгалтерского учета как в полном объеме, так и в частичном.

Восстановление учета — емкая, комплексная и длительная услуга. Она требует внимания с двух сторон — как исполнителя, так и заказчика. Продолжительность услуги зависит от состояния бухгалтерии — за какой срок нужно восстановить, нужно полное или частичное восстановление, от того, как быстро собираются и передаются документы, отвечают на запросы контрагенты.

Первое, что мы делаем, когда к нам обращаются — проводим встречу. На встрече мы знакомимся с заказчиком, узнаем детали запроса, предварительно определяем объем работ, делаем экспресс-аудит предприятия.

Вторым шагом является оформление отношений и подписания договора, если мы нашли общий язык и договорились о взаимодействии, условиях и стоимости работ.

Третьим шагом мы получаем согласно реестру первичную документацию клиента, анализируем ее, определяем ошибки и каких документов не хватает. На этом этапе мы определяем объем работ, который нужно выполнить (он может в течение предоставления услуги незначительно корректироваться).

Далее мы работаем до выполнения полного объема указанных работ и по их окончании передаем заказчику учетную базу, первичные документы согласно реестру и отчет о проделанной работе.

Приходите к нам на консультацию!

Оставить заявку можно тут 👇