Вести бухгалтерский учет обязаны все компании — это четко регламентируется украинским законодательством. Но бухгалтерский учет нужен не только для налоговой — его тщательное ведение является залогом стабильной и успешной работы компании.
Что самое главное в ведении бухгалтерского учета?
Мы считаем, что это 4 вещи: непрерывность, соответствие законодательству, компетентность, контроль.
Если убрать хоть одну из этих вещей, то мы получим пробелы в бухгалтерском учете компании и серьезные последствия в виде непонимания экономического состояния компании, проверок и штрафов от налоговой и даже уголовной ответственности.
Когда появляются проблемы
Одна из самых распространенных причин, из-за которых появляются проблемы — когда в начале деятельности бизнеса многие предприниматели ведут бухгалтерию самостоятельно или прибегают к помощи близких родственников или друзей. В этих вариантах есть существенный плюс — очень низкая стоимость или даже бесплатное ведение учета. Все может идти неплохо до тех пор, пока в налоговой не появляются вопросы или предприниматель начинает тонуть в количестве документов. Предъявлять претензии друзьям и родственникам неудобно, а если ошибку совершил сам, то спрашивать не с кого.
Даже если у вас есть собственный бухгалтер, могут произойти определенные обстоятельства, при которых нарушается непрерывность, тщательность и правильность ведения учета.
Приведем причины, по которым появляются проблемы с бухгалтерским учетом:
- Когда учет велся самостоятельно, но бизнес вырос и у предпринимателя нет времени его вести регулярно и следить за законодательством.
- Если нерегулярно велся учет и заполнялись реестры, вовремя не подавались отчеты.
- Если деятельность компании была приостановлена и отчетность не подавалась.
- Оказалось, что первичные документы содержат ошибки и не соответствуют реальному финансовому состоянию.
- Если часть документов была утеряна или некорректно проведена по незнанию.
- Если расчетный счет организации заблокировали.
- Когда предыдущий бухгалтер ушел, не передав корректно документы и базу.
- Когда становится ясно, что бухгалтер не справляется со своими обязанностями.
- Когда обнаруживается нехватка средств или неполные данные в отчетах руководству.
- Если предприниматель или руководство не контролирует бухгалтерский учет или нет рычагов влияния на работу бухгалтера.
- Когда начинают приходить письма из налоговой.
- Если обнаружено умышленный ущерб касательно баз и документов или саботаж.
- Из-за форс-мажорных обстоятельств: потеря базы и документов по непредвиденным причинам (компьютерный вирус, пожар, затопление, стихийное бедствие).
Как мы видим, проблемы с бухгалтерским учетом могут возникнуть по очень разным причинам. Если вы нашли в этом списке ситуацию, которая вам знакома, нужно задуматься о проверке учета.
Что представляет собой восстановление бухгалтерского учета
Восстановление бухгалтерского учета — это процесс налаживания учета, если в силу каких-либо обстоятельств порядок и непрерывность ведения была нарушена, обнаружены ошибки в работе с первичной и сопутствующей документацией, произошла потеря баз данных или документации, выявлены некомпетенции или преднамеренный умысел уничтожения.
Восстановить учет — это значит привести в порядок бухгалтерскую, финансовую и налоговую отчетность компании.
Зачем восстанавливать
Ответ очень прост — наладить процесс учета в компании и предотвратить потенциальные риски:
- избежать проблем с налоговой и расходов в виде штрафов и пени;
- контролировать финансовое состояние и деятельность компании (оптимизация налогов, дебиторская задолженность, планирование и прогнозирование и т.д.);
- иметь документальное подтверждения всех хозяйственных операций и сделок, чтобы отстаивать свои права в случае недобросовестных действий контрагентов или клиентов.
Также важно восстановить бухгалтерский учет, если:
- отсутствует учетная база 1С;
- вас ждет проверка, но нет уверенности, что все в порядке;
- контролирующие органы обнаружили ошибки в вашей отчетности;
- сменился бухгалтер или руководитель.
З чого складається відновлення
Восстановление бухгалтерского учета имеет следующие составляющие:
- Проверка и анализ текущего состояния бухгалтерского учета;
- Сбор необходимых документов;
- Проверка первичной документации на предмет соответствия действующему законодательству;
- Восстановление или создание бухгалтерской учетной базы;
- Наполнение базы необходимыми проводками согласно первичным документам;
- Восстановление первичных документов и соглашений;
- Проведение актов сверки;
- Подача корректирующей отчетности;
- Оплата неуплаченных налогов, штрафов и пени.
По степени повреждения документов и учетной базы восстановления делится на полное и частичное.
Полное — нужно восстановить весь бухгалтерский учет за отчетный период.
Частичное — необходимо восстановить некоторые участки документации или базы, если что-то было утеряно или обнаружены ошибки.
Как узнать, что требуется восстановление или как контролировать учет
Мы назвали 1000 и 1 причину почему нужно позаботиться о проверке и восстановлении бухгалтерского учета. Но бывает, что вроде с виду все в порядке и проблем нет, тогда как понять что что-то идет не так или как контролировать бухгалтерию?
Приведем маркеры и чек-лист действий, когда нужно точно что-то делать.
1. Электронный кабинет
Нужно зайти в электронный кабинет и проверить состояние расчетов (для этого нужно зарегистрироваться в кабинете при помощи электронных ключи КЭП (ЭЦП):
- Состояние расчетов с бюджетом по налогам.
- Состояние расчетов по НДС.
- Состояние расчетов по кассового аппарата / РРО / пРРО.
Если вы видите, что данные расчетов светятся красным, то обязательно нужно разбираться с бухгалтерией.
Также полезно проверить в кабинете сданную отчетность — ее наличие и подана она вовремя.
2. Учетная база
Если утеряна учетная база — ее повредил вирус, возникли проблемы с сервером, другой вариант потери базы — в этом случае нужно обязательно восстановить базу согласно первичным документам и заботиться в будущем о её резервных копиях.
Обязательно нужно иметь все доступы к своим учетным базам и контролировать доступ сотрудников. Регулярно проверяйте базу путем входа в нее через свой логин-пароль и имейте собственную актуальную копию базы. Очень плохо, когда база где-то у бухгалтера и вы не имеете к ней никакого доступа.
3. Банковская выписка
Банковская выписка за последние 2-3 года — еще один способ выяснить своевременность представления отчетности. Отфильтруйте все бюджетные платежи и посмотрите их назначения.
Нужно обратить внимание на расходные документы, подтверждающие оплату налоговой задолженности — в платежках в назначении платежей присутствуют фразы «уплата пени», «уплата штрафа» и другие. Даже если суммы малы, нужно выяснить причины штрафов и судьбу отчетности, за которую наложили такие штрафы.
Хорошей практикой является контроль безналичных расчетов, поэтому важно начинать рабочую неделю с просмотра банковской выписки за предыдущую неделю.
4. Первичные документы
Необходимо регулярно запрашивать у бухгалтера реестр отсутствующих первичных документов за период. Обратите внимание! — именно отсутствующих, а не имеющихся. То есть реестр первички должен вестись по умолчанию и контролироваться руководителем.
Еще один способ проверить наличие первички — выбрать несколько случайных позиций по банковской выписке и попросить показать на них документы или предоставить пакет документов за период по крупнейшим контрагентам компании.
5. Дебиторская задолженность и акты сверки
Регулярно (раз в месяц или раз в квартал) нужно запрашивать отчеты в бухгалтерии по дебиторской задолженности, а именно — просроченные платежи более 30 дней и акты сверки с дебиторами. Обязательно делать годовые итоги по предоставленным отчетам и актам.
6. Любые сомнения в бухгалтерии
Если у вас есть хоть малейшее сомнение в работе бухгалтера или отдела бухгалтерии, если вы наблюдаете регулярные ошибки в документах и отчетах, если документы теряются или исчезают — обязательно нужно делать проверку и восстановление бухгалтерского учета.
И главное, даже если вы восстановили учет или поняли что ваша бухгалтерия в порядке, нужно регулярно контролировать ситуацию, выполняя действия выше.
Как мы это делаем
Наша компания предоставляет услуги восстановления бухгалтерского учета как в полном объеме, так и в частичном.
Восстановление учета — емкая, комплексная и длительная услуга. Она требует внимания с двух сторон — как исполнителя, так и заказчика. Продолжительность услуги зависит от состояния бухгалтерии — за какой срок нужно восстановить, нужно полное или частичное восстановление, от того, как быстро собираются и передаются документы, отвечают на запросы контрагенты.
Первое, что мы делаем, когда к нам обращаются — проводим встречу. На встрече мы знакомимся с заказчиком, узнаем детали запроса, предварительно определяем объем работ, делаем экспресс-аудит предприятия.
Вторым шагом является оформление отношений и подписания договора, если мы нашли общий язык и договорились о взаимодействии, условиях и стоимости работ.
Третьим шагом мы получаем согласно реестру первичную документацию клиента, анализируем ее, определяем ошибки и каких документов не хватает. На этом этапе мы определяем объем работ, который нужно выполнить (он может в течение предоставления услуги незначительно корректироваться).
Далее мы работаем до выполнения полного объема указанных работ и по их окончании передаем заказчику учетную базу, первичные документы согласно реестру и отчет о проделанной работе.
Приходите к нам на консультацию!
Оставить заявку можно тут 👇